10 dicas para escrever e-mails

Cada e-mail que você enviar vai sair para a blizzard. Profissionais de empresas que passar 16 horas por semana de leitura de e-mails, e a maioria está a enviar ou a receber mais de 100 por dia. Perfuração através de este ruído exige um repensar de forma radical a maneira de se comunicar.
O destinatário tem apenas alguns segundos para decidir se o seu e-mail vale a pena ler, e tentar obter a essência do que você está depois. Para alterar a forma como você escreve. Veja como aqui.

1. Ter um objetivo claro

O único propósito de um e-mail de negócios é criar uma mudança no leitor.
Antes de enviar um e-mail, pergunte a si mesmo: “o Que quero que os destinatários para fazer?” Há duas respostas possíveis: Responder à sua solicitação (“você Pode me dizer qual dos dois logotipos que você prefere?”) ou act (“Aqui estão os passos necessários para se inscrever para o novo plano de saúde.”) Se você esperar nem resposta, nem ação, então você está apenas criando desordem; não enviar o e-mail.

2. Escrever

Mantenha o seu e-mail para 250 palavras no máximo. De acordo com o software de como fazer email provedor de Bumerangue, cada palavra que mais de 125 começa a reduzir as taxas de resposta de e-mail. Se você tem mais a dizer, link para um documento mais detalhado ou, se for absolutamente necessário, anexar um.

3. Fazer a linha de assunto significativa

Destinatários irá abrir e-mails cujo assunto linhas de explicar o que está por vir (por exemplo, “Produto de intercâmbios, que nos permitirá cumprir o prazo.”) Lembre-se, que a linha de assunto torna-se o tópico para segmentos de respostas. Se você ligou para configurar gmail “Coisas que eu tornou-se preocupado com esta manhã,” ninguém vai saber que é importante, ou ser capaz de encontrar e consultar posteriormente.

4. Receba diretamente para o ponto

Esqueça a simpática de aquecimento. Os primeiros dois ou três frases – não mais do que 20 palavras – deve explicar exatamente o que o e-mail é sobre. Por exemplo, quando o Boston Globe, mudou de entrega de fornecedores em dezembro do ano passado, verificou-se que a nova empresa não conseguiu entregar todos os documentos a tempo. Aqui estão as primeiras frases do e-mail que Scott Steeves, o chefe do Globo da união, enviados para outro jornal trabalhadores para ajudar:

Caros membros —

Estamos em crise modo. Eu tenho certeza que você já ouviu falar sobre os papéis não ficar entregue na semana passada. Estamos procurando pessoas para trabalhar hoje à noite a entrega de trabalhos na área de Newton.
Trabalhou, também. Dezenas de jornalistas e outros funcionários tem o jornal de domingo fora nas primeiras horas da manhã.

5. Pensar fora do parágrafo

Ocupado leitores desnatado e-mails. Ajudá-los a descobrir que vocês está. Incluir cabeçalhos, marcadores, gráficos e links. Eles são muito mais convidativo do que uma parede de parágrafos.

6. Stick para um tópico

As pessoas sinalizador de e-mails e usá-los como uma lista de tarefas. Se você está cobrindo tópicos separados, criar separe os e-mails e enviá-los para listas separadas.

7. Escrever como um ser humano

Despejar o jargão e apenas dizer o que você está procurando, em termos simples. Se você está escrevendo para os clientes, eles vão gostar de uma descrição que é projetado para ajudá-los, não intimidá-los. E se você é um gestor, sua equipe será grato por uma mensagem que não requer um segredo anel de decodificador.

8. Não escrever email em um smartphone

Você pode ir em frente e ler ou até mesmo responder a e-mails no seu telefone. Mas se você estiver criando uma mensagem para enviar para várias pessoas, você vai querer pensar sobre isso e editar-lo e que é um lote inteiro mais fácil em um computador.

9. Responder aos remetentes, não para todos

Adquira o hábito de bater “Resposta” ao invés de “Responder a Todos.” A menos que todos os outros vão se beneficiar de sua resposta, apenas o remetente precisa ver. E você vai evitar os muito constrangedor “Responder a Todos” gafe.

10. Converse com as pessoas

Às vezes, uma conversa é mais produtivo do que uma cadeia de e-mails. Se você está frustrado com a incapacidade de entender o que você está recebendo, e ficou a pé ou pegar o telefone.

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